Modalités de conservation des factures : Numérisation des factures papier
L'arrêté qui prévoit les modalités de numérisation des factures papier et les règles de conservation des factures numérisées vient d'être publié au Journal officiel.
Arrêté du 22 mars 2017, JO du 30, texte 14.
Ces mesures entrent en vigueur à compter du 31 mars 2017.
Modalités de conservation des factures
Les entreprises sont autorisées à conserver au format électronique les pièces justificatives, essentiellement les factures, établies ou reçues au format papier.
La facture constituant les conditions de forme de l'exercice du droit à déduction de la TVA obéit à un formalisme très strict. Le non-respect de ce formalisme peut entraîner la remise en cause du droit à déduction de la taxe payée par le redevable sur ses achats de biens et services (CGI art. 289). Depuis la loi de finances rectificative pour 2016 (loi 2016-1918 du 29 décembre 2016, art. 16), les entreprises sont autorisées à conserver au format électronique les pièces justificatives, essentiellement les factures, établies ou reçues au format papier pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Les pièces justificatives, qu’elles soient conservées sur support papier ou au format électronique, relatives à des opérations ouvrant droit à une déduction en matière de taxes sur le chiffre d'affaires sont conservées pendant un délai de 6 ans. Cette mesure s’applique à compter du 31 mars 2017.
Modalités de numérisation des factures papier
Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans le respect des règles suivantes : ce transfert doit être réalisé dans des conditions garantissant la reproduction des factures papier à l'identique; le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu ; les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur; les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits ; en cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.
Modalités des opérations d'archivage numérique
L'archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet. Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon : une organisation documentée faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
Modalités de conservation des documents numérisés
Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. Cette facture initialement établie au format papier et ensuite numérisée doit être assortie d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité de niveau une étoile, d'une empreinte numérique, d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité de niveau une étoile ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Source : CCI du GERS – Mai 2017
